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越境EC&ネットショップ運営者向け「英語メールテンプレート集」基本編

2021.03.23

前回の記事「越境ECは中国語or英語?世界で最も使われている言語とは」において、越境ECサイトを作るならまずは英語対応ができるものを、とお薦めしました。

ウェブサイトのコンテンツだけでなく、海外の顧客からの問い合わせに英語を使用しなければならないときが出てくると思います。ほとんどの場合がメールでのやりとりになりますし、ネットショップ運営者から送る場合は決まったパターンが多いと思いますので、予めよくある状況を想定し定型文を用意しておくことで顧客からの問い合わせに迅速な対応を行うことができます。

越境Eコマースのカスタマーサービスに必要な問い合わせの返信メールやお詫びメールなど、様々なシーンで使える英語の定型文を2回に渡ってまとめたいと思います。今回の基本編では商品が売れてから顧客に届いた後までに使える基本的な例文を主に取り上げました。

ネットショップ運営に最低限必要な5つのメール – 英語のテンプレート(定型文)

ネットショップ運営にあたり用意しておくと便利な5つのメールに使える英語の例文をまとめました。

1. 注文確認メール – 注文完了と同時に自動送信される

■ [ネットショップ名] にてお買い上げありがとうございます。
Thank you for your purchase from [ネットショップ名] .

■ ご注文を承りました。現在処理中です。
We have received your order and it is now being processed.

■ ご注文の詳細は以下をご覧ください。
Please find your order details below.

■ 下記ご注文に誤りなどございましたらお知らせください。
Please let us know if there is anything wrong with the following order.

2. 受注承認メール – 商品の確保が完了し、注文が確定したことを伝える

■ 商品の在庫確保が完了しましたので、このメールにてお客様のご注文を確定いたします。
We confirm your order by this email as the item is in stock now.

■ 発送準備が整い次第すぐにお知らせいたします。
We will let you know as soon as your parcel is ready to ship.

3. 入金確認メール – ショップ側が入金を確認した後に送る

■ ご入金を確認させていただきました。
We have confirmed receipt of your payment.

■ お忙しい中、お支払い手続きをありがとうございました。
Thank you for taking time out of your busy schedule to make a payment.

■ 発送が完了次第すぐにお知らせいたします。
We will contact you as soon as your item is shipped.

■ お支払いが完了し注文No. [注文番号] は処理進行中であることをお知らせいたします。
We would like to inform you that your payment has been received and Order No. [注文番号] being processed.

■ 商品の梱包が済みましたら直ちにお届けいたします。[状況(ここにリンクを挿入)] をいつでも確認できます。
Once the item has been packed, it will be shipped to you immediately. And you can [view the status] at any time.

4. 発送完了メール – 商品が届く日時や荷物の追跡方法を伝える

■ 本日ご注文を発送しましたことをお知らせいたします。
We are pleased to inform you that your order has been dispatched today.

■ 日 / 月までに届くはずです。
You should receive your order by day / month.

■ 日 / 月必着にて商品をお送りいたしました。
We have sent the item due NLT (not later than) day / month.

■下記の住所に発送いたしました。
We have sent the order to the following address [お客様の住所].

■ お荷物は [配送会社名] 急便がお届けいたします。
[配送会社名] Express Courier Service will deliver the parcel to you.

■ 配達予定時刻が記載されたメールが宅配便から届きます。
You will receive an email from our courier with an estimated time of delivery.

■ 配送確認は以下の通りです。
Your delivery confirmation is below.

■ 私たちのパートナー配送会社は追跡サービスを提供していませんのでご注意ください。
Please note that our shipping partners do not provide a package tracking service.

■ 稀に荷物の配達がわずかに遅れる場合がございます。
In a few rare instances the delivery of your parcel may be slightly delayed.

■ 記載された期日までにご注文をお受け取りにならなかった場合は、数日お待ちいただいてからご連絡ください。
If you have not received your order by the date advised, please allow a few extra days before you contact us.

■ お客様がサービスに満足し、商品が到着したときに喜んでいただけることを願っています。
We hope that you have been happy with the service you have received and that you are delighted with the item when it arrives.

5. フォローメール – 後日、お客様に商品や取引の感想を伺うために送る

■ [商品名] をご購入いただきありがとうございます。
Thank you for choosing us for your  [商品名]  purchase.

■ お届けした商品はいかがでしたでしょうか?
We look forward to hearing your feedback on the product we sent.
We hope you were happy with your purchase.

■ お客様の体験が今後他のお客様の助けになりますので、私たちのウェブサイトにレビューを残していただければ幸いです。
We would be grateful if you would leave a review on our website as your first-hand experience could help future customers.

■ Googleでお客様の体験を共有していただければ幸いです。
We would be so happy if you could please share your experience on Google.

様々な問い合わせに使える英語のテンプレート(定型文)

■ 数日間(少々)お待ちくださいませ。
Could you kindly wait for a few days (minutes) ?

■ ご返信をお待ちしております。
I look forward to hearing from you.

■ ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。
Feel free to contact us in case you have any questions.

■ さらに詳しい情報が必要な場合は、遠慮なくご連絡ください。
Should you need any further information, please do not hesitate to contact us.

■ 万一、ご注文に関してご不明な点がございましたら、「よくある質問」ページをご参照ください。
Should you have any questions regarding your order please refer to our FAQs page.

■ または、メールでカスタマーサービスチームに連絡してください。
Alternatively, contact our Customer Services Team by emailing [メールアドレス].

■ カスタマーサービスチームは、月曜日から土曜日の午前10時から午後7時(グリニッジ標準時)および日曜日の正午から午後6時までご利用いただけます。
Our Customer Services Team are available 10am-7pm (GMT) Monday-Saturday and midday-6pm Sunday.

英語メールのテンプレート(定型文)実例

こちらは200以上の国や地域の消費者に製品を提供する国際的Eコマース企業、ライトインザボックス(Light In The Box)で実際に使用されているメールです。

商品を購入した顧客へのお礼と次回使用できるクーポンについてのお知らせなのですが、顧客を気分良くさせるような表現が巧みです。顧客は、自分はお店にとって特別な存在なのだと感じることができ、さらにクーポンもついているのでまた利用しようという心理が働きます。

 

原文

[Subject line] You are Awesome – Thank you for Purchasing from Us.

Dear [Customer Name],

You made our day, thank you for choosing us for your purchase. We are happy to meet your purchase order and value our loyal customers. You have ordered [purchased item] today from us.

[Logo of the company with an image of the purchased item]

Thank you for choosing us, as a way to show our gratitude we offer you a 20% off coupon for your next purchase. [insert discount coupon and code]

Regards

[Team or Company Name]

[Sent by] lightinthebox

 

和訳

[件名] あなたは素晴らしい – 当店でご購入くださりありがとうございます。

[お客様氏名] 様

当店でご購入くださりありがとうございます。あなたのおかげでいい一日になりました。ご注文をうれしく思いますし、あなたのようなお得意様を大切に思っております。あなたは本日 [商品名] をご購入になりました。

[購入商品の画像と会社ロゴ]

当店をお選びくだいました感謝のしるしとして、次回お使いになれる20%offクーポンを差し上げます。[ディスカウントクーポンとコードを挿入]

どうぞよろしくお願いいたします。

[チームまたは会社名]

[送信元] ライトインザボックス

 

顔の見えないネットショップでのやり取りでは、メールが顧客との大切なコミュニケーションツールです。顧客はショップ側が自分たちの問題をちゃんと解決してくれるか、自分たちが必要とする情報を提供してくれるかということを期待しています。問い合わせに真摯に対応し、購入への感謝を表すことでプラスの印象を持ってもらうことが大切です。

様々な言い回しがありますので、今回上げた例文が一番適切とは限りません。高級感を売りにしたいのか、フレンドリーさを売りにしたいかで英語の表現も変わってきます。最近は文章だけでなくデザインにこだわっているショップも多いです。自社に合った雰囲気にアレンジし、Eメールマーケティングを巧く活用して新たなファンやリピーターを増やしましょう。

 弊社では越境ECサイトの制作&運営サポートだけでなく、英語のEメール返信代行も行っております。
ページ下の「お問い合わせ」より、どうぞお気軽にご相談ください。

 

 こちらの記事でも越境EC関係のことをまとめておりますので、ぜひご覧ください。
→ 越境Eコマースの市場規模は拡大傾向?メリットとデメリットとは
→ 越境Eコマースをはじめよう!商品写真の撮り方とコツ

Yasuko

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